Raad van Toezicht v.l.n.r. staand: Vincent Maas (vz), Anne van Ooijen, Geert Gerritsen. Zittend: Gijs Boelaars, Francine Wijnbergen, Marijt Helmink

Toezicht en governance

Toezicht en governance

Raad van Toezicht v.l.n.r. staand: Vincent Maas (vz), Anne van Ooijen, Geert Gerritsen. Zittend: Gijs Boelaars, Francine Wijnbergen, Marijt Helmink

Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht is in 2019 zes keer bij elkaar geweest, waarvan één evaluatievergadering. Naast het Cultuurbedrijf was het belangrijkste onderwerp de bezuinigingsoperatie om schoon op te kunnen leveren voor het Cultuurbedrijf. Daarmee stonden diverse voor de Gruitpoort existentiële onderwerpen op de agenda zoals de omvorming cursusbedrijf, de investering in de verbouwing van JC in de 2e zaal en van het hout- en steenlokaal tot JC voor de jongeren. Ook het liquideren van de Steunstichting is één van de besluiten geweest t.b.v. het kunnen vervangen van de stoelen in de theaterzaal. Om goed geïnformeerd te zijn buiten de bestuurder om hebben alle leden van de RvT, m.u.v. de leden die per 1-9 zijn aangetreden, individueel een dagdeel met een programmaleider meegelopen. Ook bezoeken de leden uiteraard zelf regelmatig de publieke events en bijeenkomsten en krijgen daarmee een goede kijk op de organisatie. De viering van het 40-jarig jubileum op 13 december was daarbij een hoogtepunt voor zowel partners als de Gruitpoorters zelf. De RvT-leden zijn ook lid van de interne groepsapp waarin 35 Gruitpoorters (staf en enkele vrijwilligers en docenten die dat leuk vinden) foto’s en wetenswaardigheden delen van activiteiten van de Gruitpoort, binnen- en buitenshuis. Ook dat geeft voor de RvT een goed beeld van waar men in de organisatie trots op is. Verder heeft Geert Gerritsen een concept Toezichtsvisie en –kader opgesteld dat besproken en gefinetuned is en waarmee in 2020 verder gewerkt wordt. Geert Gerritsen is ook contactpersoon voor de AR en onderhoudt de gesprekken met de voorzitter van de Adviesraad. Per 1 april heeft Bibi van den Bragt na haar eerste zittingsperiode afscheid genomen van de RvT. Besloten is om, ondanks het feit dat er voor het Cultuurbedrijf een nieuwe RvT zal worden gevormd, toch voor de periode tot die tijd - ook al is dat wellicht maar voor een jaar - toch twee nieuwe leden te werven. Uit de externe selectieprocedure is Francine Wijnbergen voor de financiële portefeuille en Marijt Helmink voor culturele portefeuille gekomen. Zij zijn per 1 september 2019 gestart. De financiële commissie is 2 keer bijeen geweest. Op 4 maart i.v.m. de jaarrekening en op 10 september voor de halfjaar-rapportage en de begroting 2020. Op 15 april heeft de remuneratiecommissie het jaarlijkse functioneringsgesprek met de bestuurder gevoerd. De Gruitpoort hanteert de Governance Code Cultuur.

Adviesraad

In 2019 is de AR enkele keren bij elkaar geweest. Het bleek een grote uitdaging om de avonden te plannen. Uiteindelijk werd er gekozen voor de dinsdagavond van 19.00 tot 21.00 uur. Ook binnen de AR werd gekozen voor een soberder meeting. Geen broodjes en soep meer, maar koffie en thee. Vanuit de Adviesraad is er altijd begrip geweest voor de uitstraling die passend is bij de bezuinigingen. De geplande vergaderdata werden enkele keren verplaatst wanneer onderwerpen nog niet ‘adviesklaar’ waren of bij een te lage opkomst. Uiteindelijk hebben we 3 prettige overleggen gehad (2-2-19, 16-4-19, 24-9-19) waarin we het Cultuurbedrijf, de toekomst van de Gruitpoort, het betrekken van vrijwilligers en bezoekers bij de fusie, de verhuizingen van JC, de activiteiten in het lokaal hout en steen, waaronder het Beeldhouwers Collectief Doetinchem, personele druk, nieuwe reserveringssystemen en ook de website van de Gruitpoort hebben besproken. Eind 2019 is er gekozen voor een uitbreiding van de personeelsgeleding binnen de Adviesraad. De fusie vraagt om meer personele aansluiting van alle instellingen, waardoor naast Maria en Ferdy ook Ariëlle en Iris zijn toegevoegd aan de AR. De AR heeft hier positief op gereageerd en geeft aan dat het voor nu voldoende is om door te gaan in de volgende samenstelling: Personeel: Iris Cucaro, Maria van de Post, Ariëlle Metselaar, Jozef Kemperman, Ferdy Wissing (vz) Bezoekers: Fieke van Weeghel, Emmy Markus, Marian Tulp Vrijwilligers: Henny van den Berg, Ans Smit Marius Uil (bezoeker) heeft ondertussen de AR moeten verlaten i.v.m. andere verplichtingen. De zittingstermijn van Henny en Fieke liep eind 2019 ten einde. Ook Jozef Kemperman kan wegens het beëindigen van zijn dienstverband geen meer lid meer van de personeelsgeleding zijn. Maar gezien de fase waarin we nu zitten, hebben we besloten geen nieuwe werving uit te schrijven maar dat te doen zodra er een nieuwe OR voor het Cultuurbedrijf gevormd moet worden. Zowel Jozef als Henny en Fieke hebben aangegeven komende periode in 2020 nog graag mee te blijven denken en met unaniem akkoord van de overige leden van de AR wordt hun lidmaatschap van de AR hiermee verlengd.